Comment savoir si un processus est prêt à être automatisé.

L’automatisation est souvent présentée comme un moyen rapide de gagner du temps. C’est vrai lorsque le processus est prêt. Dans le cas contraire, elle reproduit plus vite les problèmes existants et les rend plus difficiles à corriger.

Quatre signes qu’un processus est prêt

Il est suffisamment fréquent pour compter.

Une tâche réalisée quelques fois par mois justifie rarement l’effort. Une tâche réalisée des dizaines de fois par jour le justifie généralement.

Ses règles peuvent être écrites.

Si deux personnes expérimentées traitent le même cas différemment, le processus doit être clarifié avant d’être automatisé.

Ses données d’entrée sont structurées, ou peuvent l’être.

Formulaires, documents standard et données issues des systèmes s’automatisent plus facilement que des e-mails rédigés librement ou des appels téléphoniques.

Ses exceptions sont connues.

Tout processus comporte des cas qui sortent du cadre. L’automatisation fonctionne lorsque ces cas sont identifiés et orientés vers une personne.

Quand simplifier d’abord

Si un processus comporte plusieurs validations, ressaisies ou contournements, repensez-le avant de l’automatiser. Supprimer une étape coûte moins cher que de l’automatiser.

Un test simple

Écrivez le processus sous forme de liste numérotée d’étapes, avec la règle appliquée à chaque étape. Si vous n’y parvenez pas, commencez par la cartographie du processus.